La transformación digital que permitirá que Codelco habilite el proceso único de contratación de bienes y servicios dentro de la plataforma SAP ARIBA, se definió como proyecto GeMA (Generando un Mejor Abastecimiento) y va en línea con su planificación, lo que permitirá que esté parcialmente operativo en octubre de 2020 y totalmente activo en abril de 2021. Para mostrar sus avances, detallar su implementación y alcances, desde junio se están realizando diversas sesiones informativas con las áreas de abastecimiento de las divisiones, en las que se resuelven dudas y se destacan los beneficios para las más de cinco mil personas que impactará esta iniciativa.

Taller del equipo que lidera el proyecto GeMa (foto de archivo 2019)

Cuando esté operativo el nuevo el nuevo sistema de adquisiciones se podrá acceder a una red global de proveedores que dispone la plataforma tecnológica SAP Ariba, encargada de dar la asistencia a las diferentes áreas, a nivel corporativo, que requieran de bienes o servicios.

A mediados de abril se inició la etapa de Realización y Despliegue ―la segunda de tres que contempla el proyecto―, cuyo objetivo es desarrollar los módulos de Sourcing, enfocado en el servicio de compras y contratación estratégica, y Contract, cuyo foco es la gestión de contratos. Además, considera actividades para potenciar la adopción de la plataforma por los usuarios y proveedores.

Para informar sobre los detalles de SAP Ariba se desarrolló un ciclo de talleres y demostraciones en los que participan activamente más de 50 personas, de la dotación propia y de empresas colaboradoras, de todos los centros de trabajo, con la finalidad de identificar y mitigar tempranamente las brechas en la utilización de esta herramienta. "La detección de estos impactos nos ayuda a clarificar y organizar planes de trabajo sobre gestión del cambio, para una implementación exitosa, así como a priorizar contenidos y metodologías para las capacitaciones que realizaremos a más de cinco mil usuarios y proveedores, en agosto y septiembre", explica Felipe Crestani, director de Excelencia de Abastecimiento.
También, iniciaron la preparación del plan de transición que acompañará la conversión a SAP Ariba, el que contempla tareas y actividades del negocio que deben ser ejecutadas para que los usuarios comiencen a interactuar con la plataforma.

En tanto, con el objetivo de construir y alinear una visión común que sea entendida y compartida por todos, respecto del nuevo sistema de adquisiciones, se realizó el taller "Visión de cambio del proyecto GeMA". En esta instancia los actores clave que están relacionados directamente con la iniciativa definieron el sentido de urgencia y generaron compromisos. "En la actividad se precisó un propósito común que nos representa a todos: contribuir con negocios ágiles y transparentes para transformarnos en referentes de la industria y un orgullo para el país", manifestó Elisa Ahumada, jefa de proyectos tecnológicos de la Gerencia de Proyectos Tecnológicos.

Testimonios de participantes en los talleres

"El proyecto GeMA mejorará los procesos, su trazabilidad y transparencia. Esto no se logrará sólo con sistemas y normas, las personas son clave para una implementación y ejecución adecuada. Será un cambio cultural y un reaprendizaje que nos ayudará a ser mejores y más eficientes. Es importante destacar el gran equipo que ha estado detrás de esta iniciativa y el esfuerzo que significa una labor de esta naturaleza."
Mauricio Muñoz, ingeniero especialista de División El Teniente

"Su impacto será transversal en la organización. Esto hace relevante la participación en fases tempranas de los distintos actores en la forma de trabajar. Para el éxito del proyecto GeMA es fundamental enfatizar la planificación, el orden y la disciplina en esta nueva forma de hacer las cosas."
Alexis Zárate, director de Abastecimiento en División Andina

"Se ha generado la expectativa en nuestros equipos de que se unificarán las labores en Codelco. Por ejemplo, que la normativa esté plasmada en la misma herramienta, minimizará las interpretaciones de cómo debemos proceder. Sin embargo, el cambio cultural que conlleva GeMa es el principal desafío que enfrentarán los responsables del proyecto y todos nosotros, como protagonistas de la transformación de nuestra empresa."
Ana María Saldias, directora senior de Supply Chain de la Vicepresidencia de Proyectos

Los principales beneficios que traerá el proyecto GeMA: